Redacción / La Voz de Michoacán

Desde hace algunos años, el CFDI dejó de ser un asunto exclusivo del equipo de contabilidad. A partir de 2022, con más fuerza en 2023 y 2024, el SAT ha hecho ajustes importantes en cómo se emite y valida este documento. Hoy, en 2025, muchas empresas siguen sin tener claridad total sobre cómo cumplir con estas reglas, sobre todo cuando se trata de nómina.

Y no se trata solo de emitir un comprobante. Estas reglas tocan de forma directa a recursos humanos, porque cualquier pago al personal —desde el sueldo hasta el finiquito— debe reflejarse de forma correcta en un CFDI.

No cumplir con esto no solo puede afectar fiscalmente. También puede generar conflictos internos, cuestionamientos de los colaboradores e incluso frenar auditorías o inspecciones.

CFDI y recursos humanos: ¿Qué relación hay?

Toda empresa que pague nómina tiene la obligación de generar un CFDI por cada trabajador y por cada pago. Es decir, cada quincena, bono, aguinaldo, finiquito o ajuste debe ir acompañado de su respectivo comprobante fiscal.

Ese CFDI no es un simple recibo digital. Debe contener información clave: el RFC del colaborador, su CURP, el salario base, las percepciones gravadas y exentas, así como las deducciones aplicadas. Todo esto debe coincidir con los registros del SAT.

Por eso, recursos humanos no puede desligarse de este proceso. Entender cómo funciona el CFDI ya es parte del trabajo diario. No solo para cumplir con Hacienda, sino para que la empresa pueda justificar pagos, responder ante auditorías y, sobre todo, dar certidumbre a su plantilla.

Las nuevas reglas de CFDI que impactan en 2025

En este año, hay elementos que ya no pueden pasarse por alto. Las exigencias han aumentado y los procesos se han automatizado. Estos son los puntos más relevantes que las empresas deben atender:

• Validación estricta del RFC y nombre del trabajador ante el SAT
• Uso obligatorio de la versión 4.0 para todos los CFDI (si aplica)
• Registro correcto de percepciones exentas y gravadas, sin errores de clasificación
• Aplicación del complemento de nómina actualizado según lo que defina el SAT
• Revisión automatizada por parte de la autoridad, que detecta inconsistencias casi de inmediato

Estas reglas buscan ordenar y transparentar el proceso de pago de nómina. Pero también exigen mayor coordinación entre contabilidad, recursos humanos y tecnología.

¿Qué pasa si no cumples con las nuevas reglas del CFDI?

Los riesgos van más allá de una simple observación contable. Las consecuencias pueden presentarse en dos frentes: fiscal y laboral.

Consecuencias fiscales:

• El comprobante puede no ser válido para deducciones o acreditación de impuestos
• Se pueden aplicar multas por errores en los datos o por información incompleta
• La empresa puede enfrentar auditorías o incluso el bloqueo de sellos digitales

Consecuencias laborales y administrativas:

• Los colaboradores pueden presentar quejas si notan inconsistencias en sus recibos
• Puede haber problemas al presentar declaraciones anuales personales
• En una inspección laboral, la empresa deberá justificar correctamente todos los pagos realizados

No cumplir con estas reglas pone en riesgo tanto la operación como la confianza interna. Y muchas veces, los errores no son por falta de intención, sino por desconocimiento o falta de seguimiento.

Errores comunes en el CFDI de nómina (y cómo evitarlos)

Hay fallas que se repiten con frecuencia y que pueden solucionarse con una revisión más cuidadosa:

• RFC mal escrito, incompleto o sin validar ante el SAT
• Diferencias entre el salario reportado en el CFDI y lo que realmente se paga
• No incluir conceptos obligatorios como la prima vacacional o el finiquito
• Emitir el CFDI fuera de los plazos establecidos

Estos detalles pueden parecer menores, pero en conjunto, pueden afectar la operación fiscal y generar molestias entre el personal.

¿Tienes un proceso de revisión mensual del CFDI antes de cerrar la nómina?

Buenas prácticas para asegurar el cumplimiento con CFDI en tu empresa

Prevenir errores y cumplir con las nuevas reglas no es complejo, pero sí requiere orden y seguimiento. Aquí algunas acciones clave que las empresas ya están aplicando:

• Mantener actualizados los expedientes de los colaboradores, incluyendo su constancia de situación fiscal
• Validar que el sistema de nómina esté alineado con la versión actual del SAT
• Trabajar con proveedores autorizados (PACs) para asegurar el timbrado correcto
• Capacitar al equipo de recursos humanos junto con el área contable, para que ambos hablen el mismo lenguaje fiscal
• Documentar cada paso del proceso y respaldar comprobantes para futuras revisiones

Estas prácticas ayudan no solo a cumplir, sino a generar confianza interna y evitar problemas a futuro.

El CFDI es parte de una gestión laboral moderna y ordenada

Cumplir con las nuevas reglas del CFDI no es solo un tema legal. También refleja qué tan formalizada está una organización. En 2025, emitir bien los CFDI de nómina es parte de ofrecer certidumbre, cuidar la relación con los colaboradores y mostrar que la empresa actúa con orden y responsabilidad.

Una gestión laboral moderna no solo se enfoca en atraer talento, también en cuidar cada detalle que impacta en su experiencia. Y el CFDI, aunque técnico, forma parte de ese compromiso.